Po predchádzajúcich dvoch článkoch o princípoch a systéme sa dostávame k tomu, ako s GTD žiť. Bez ohľadu na to, koľko kníh prečítate a koľko školení absolvujete, nikto a nič vás nevie dokonale pripraviť na to, čo príde zajtra ráno. Práve tá povestná medzera medzi teóriou a praxou, medzi tým čo vieme a tým čo robíme, stojí medzi pekným organizovaným svetom opísaným v knihe a vašim zajtrajším ránom. Keďže ste jediný, kto svoj život naozaj pozná, ste tiež jediný, kto vie nad touto priepasťou postaviť most. Nečakajte, že niekto ten most postaví za vás. To by nefungovalo. Nie je to ani cieľom tohto článku. Jeho cieľom je skôr pomôcť vám ten most budovať. Preto ani rady, ktoré budem dávať, neberte doslovne. Určite to bude chcieť vašu úpravu, aby to fungovalo správne.

Takže čo robiť, keď vstanete zajtra ráno? V prvom rade si zožeňte inbox. To je miesto, do ktorého budete hádzať všetky nápady, záležitosti, vyrušenie a materiály, ktoré vám prídu do cesty. Pojem „hádzať“ som nezvolil náhodou. Inbox totiž musí byť rýchly. Pomalý, ťažkopádny inbox vás bude motivovať k tomu, aby ste ho obchádzali. A čo vlastne inbox predstavuje? No, v prvom rade si musíte vybrať, či má byť elektronický alebo fyzický. Elektronický môže byť aj obyčajný textový editor alebo program na to určený. Papierový môže predstavovať nádoba (ja mám na to vyhradený taký pekný kvetináč), alebo vrecko na saku, či vrecko v aktovke. Ideálny inbox by mal byť mobilný, aby bol všade s vami. Ale to je dosť protichodná požiadavka k tomu, aby bol pohodlný na používanie (snáď len nejaké elektronické riešenie, by to mohlo zvládnuť). Takže, ak nemáte mobilný inbox, dajte ho aspoň tam, kde trávite najviac času. Už som tu načrtol jedno dôležité rozhodnutie a to či budete realizovať GTD elektronicky alebo papierovo. Žiadna z týchto dvoch možností nie je dokonalá a každá má svoje určite výhody a nevýhody. Bez ohľadu na to, ktorú si vyberiete je základným kritériom to, aby to bola pre vás pohodlná metóda. Pohodlnosť používania je v GTD kľúčová a keďže delí systémy na tie, ktoré fungujú a ktoré nie, budem jej venovať osobitný článok. Zatiaľ poviem len toľko, že systém, ktorý je vám nepohodlný, nebudete používať a je to prakticky mŕtvy systém.

Ok. Máte inbox, môžete začať zbierať. Počiatočný zber je celkom jednoduchý. Stačí, ak si do inboxu značíte všetko, čo vás napadne. Je veľmi pravdepodobné, že toho bude veľa. Začnite postupne prechádzať rôzne záväzky a projekty, na ktorých pracujete. Stačí, ak si to do inboxu poznačíte. V čase, keď to budete spracovávať, si už rozmyslíte potrebné detaily. Postupne, ako tam budete ukladať viac a viac vecí, zistíte že zo zákutí vašej mysle sa objavujú nové a nové veci. To je ok. Náš rozum nepracuje ako sekvenčné zariadenie, a preto si nemôžete jeho obsah prehrať ako magnetofónovú pásku. Mnoho vecí sa vám môže vybaviť až pri pohľade na niečo, s čím súvisia. Ešte raz: je dosť možné, že toho bude naozaj veľa. Tak veľa, až to začne byť deprimujúce, koľko toho musíte dokončiť. To je ok. Takto to vyzerá, keď si začínate robiť poriadok v živote.

V čase, keď máte inbox plný, potrebujete vytvoriť organizáciu. To je zoznam projektov a ďalších krokov. Opäť si potrebujete vybrať, či bude elektronická alebo papierová. Bez ohľadu na to voľte na začiatok jednoduchý systém. Ono sa to časom začne samo komplikovať. Najlepšie je vytvoriť si rôzne zoznamy podľa kontextu (zamestnanie, domácnosť, záhrada) alebo podľa priority. Zoznam projektov si môžete predstaviť ako napríklad zoznam A5-kových papierov, pričom na každom máte vypísané kroky pre daný projekt.

Máte plný inbox, máte pripravenú organizáciu. Je čas spracovávať. To je proces, transformácia poznámok v inboxe na položky v organizácii. O každej položke sa podľa diagramu, ktorý som ukázal v predchádzajúcom článku, musíte rozhodnúť, čo s ňou. Je normálne, že niektoré veci vyhodíte. Nemusia byť už aktuálne pre vás alebo pre iných. Treba byť pripravený, že najmä z počiatku tento proces zaberá mnoho času. Opäť je to ok. Spracovávanie je zručnosť. A ako pri každej inej zručnosti, praxou sa v nej budete zlepšovať. Je dôležité, aby ste rozoznávali jednokrokové položky od projektov. Ak napríklad potrebujem v záhradke zasadiť kukuricu. Sú to minimálne 2 kroky. Musíte kúpiť semená. Musíte ju zasadiť. Ono to možno z počiatku vyzerá, že si to nemusíte písať, veď je to úplne jasné. Ale keď budete mať takýchto projektov 30, tak vám tieto skryté – jasné, kroky začnú komplikovať život. Všetko treba rozpísať do zvládnuteľných krokov. Nezvládnuteľné, nepresné, abstraktné a veľké kroky vás budú odrádzať od vykonania (ale o tom niekde inde). Výsledok spracovania je, že máte prázdny inbox a plnú organizáciu. Je čas vyhrnúť si rukávy a pustiť sa do práce.

Vykonávanie už ani tak nie je o GTD. Je to o práci, ktorá napĺňa váš život. Úlohou GTD je vám poskytovať zoznam krokov, ktorý máte k dispozícii a vďaka ktorému vždy pracujete na najvhodnejšej záležitosti. V praxi to znamená, že keď ste skončili so spracovávaním, tak si zo zoznamu vyberiete prvý krok a pustíte sa do práce. Keď skončíte, zhodnotíte, či máte ešte čas a ak áno, tak si vyberiete ďalší a začnete na ňom pracovať. Hlavne z počiatku sa popri takejto práci bude ešte výrazne plniť inbox. Aj to je ok a potrvá to týždeň, dva kým dostanete z hlavy všetko von. Ak máte niekoľko zoznamov ďalších krokov a projektov, tak potrebujete systém, ako si vybrať z týchto zoznamov jeden krok. To je tak trochu alchýmia a presný návod vám neposkytnem. Allan vo svojej knihe radí vyberať podľa kontextu, času a množstva energie. Ja som si zvolil iný systém. Namiesto toho, aby som podstupoval proces rozhodovania po každom vykonanom kroku. Naplánujem si ráno deň ako zoznam krokov vybraných z organizácie. Takto strávim ráno približne 5 minút plánovaním, ale počas dňa už len jednoducho idem podľa jedného zoznamu, z ktorého si postupne škrtám položky.

Posledná fáza, ktorú by ale nebolo dobre vynechať je retrospektíva. Ako často ju robiť? Tak aby vám neuniklo nič podstatné. Ja viem. Sľúbil som, že budem dávať konkrétne rady a teraz toto. Tie veci ale úzko súvisia s tým, ako v rámci svojho života fungujete a ťažko existuje univerzálne pravidlo. Ja ju robím raz za týždeň. Je to akurát také obdobie, ktoré viem zhodnotiť a naplánovať. A zároveň je to dosť krátka doba, aby mi neušlo nič podstatné. Retrospektíva je pre mňa činnosť, kedy čistím systém. Robím poriadok v mojich zoznamoch, prechádzam položky v inkubátore a prípadne niektoré zaradím do organizácie (t.j. začnem na nich pracovať) alebo z dlhodobého kalendára vytváram, plánujem ten týždňový (samozrejme len veci, ktoré v ňom musia byť naplánované). Retrospektíva je ideálna na prepracovanie systému organizácie. Ak nemáte veľké šťastie, tak ho spočiatku budete prepracovávať asi často. Časom budete zahadzovať nefunkčné nápady a zapracovávať nové. Živý funkčný systém prechádza evolúciou ako všetko živé.

A to je všetko. Sú to činnosti, ktoré keď sa vám bude dariť a bude vám to vyhovovať, prerastú vašim životom. Tak ako ste si zvykli písať maily alebo variť obľúbené jedlo si časom zvyknete používať zoznam ďalších krokov pri riadení toho všetkého, čo sa na vás v živote valí. A aj keď je toho občas veľa, dobré na tom systéme je, že by to mal zvládnuť.

Poznáte princípy, poznáte systém a začali ste s GTD žiť. Ide to ťažko a hovoríte si, že sa to zlepší, ale ono sa to nezlepšuje. Mám pre vás správu, ktorá je dobrá aj zlá zároveň. Ste jediný človek, ktorý si vie pomôcť (už som to spomínal, že?). O tom ako premazať GTD stroj si povieme v ďalšom článku.