GTD je skratka od výrazu Getting Things Done a ten zase popisuje metódu na organizáciu práce, ktorá sa na vás v živote valí zo všetkých strán. Keďže s GTD žijem už asi dva a pol roka, rozhodol som sa napísať sériu článkov, kde opíšem, ako sa mi s ňou darí a čo zaujímavé som sa o nej za ten čas dozvedel. GTD je hlavne systém, ale prv než budem hovoriť o systéme, rád by som prebral to, na čom je systém postavený, a to sú princípy.
Začnem tým, čo ma vôbec viedlo k tomu, že som sa svoj pracovný život prinútil vtesnať do niečoho, čo má oficiálny názov. Narodil som sa a veľmi dlho som žil bez akéhokoľvek systému. A nejako to fungovalo, a aj keď sa ohliadnem spätne, tak si viem predstaviť, aké to vtedy bolo. Povinnosti som držal v hlave a veci som robil tak, ako mi prišli na rozum alebo ak ma pritlačili okolnosti. Môjmu systému „nejako“ začala dochádzať para, keď som bol povýšený na pozíciu vedúceho tímu. Tam to začalo byť zaujímavé, pretože namiesto jednej úlohy, ktorá mi bola priradená, som sa zrazu účastnil množstva rozpracovaných úloh. Okrem toho sa pri mojom stole začalo zastavovať viac ľudí s rôznymi otázkami, požiadavkami a problémami. A aby toho nebolo dosť, tak ešte aj vlastný rozum ma začal zásobovať nápadmi, ktoré by sa dali v rámci tímu realizovať. Uvedomujúc si, že takto to dlho nemôže fungovať, som začal hľadať. Prvá kniha, na ktorú som narazil, bola od Briana Tracyho – Najprv zjedzte žabu. Je to dobrá kniha, plná rád, a naozaj mi pomohla, ale stále mi chýbal ucelený systém. Ten som našiel až v knihe GTD – Umenie byť produktívny bez stresu od Davida Allena. A tak som začal s GTD žiť.
GTD nie je množina rád ale hotový systém. To znamená, že keď si o ňom prečítate, tak vám bude jasné, čo by ste mali robiť, keď sa zobudíte zajtra ráno (a to nie je vo svete poradenstva time-managementu až taký bežný jav). Než ale budeme hovoriť konkrétne o systéme, je dobré si ujasniť princípy, na ktorých je systém založený. Zatiaľ čo systém budem prezentovať tak ako je v knihe, tieto princípy som identifikoval sám. Allen ich v knihe spomína, ale nikde ich takto explicitne nevymenuje a skôr sa dajú nájsť medzi riadkami.
- Všetky zoznamy musíte dostať von z hlavy. Zoznamy toho, čo máte kúpiť, vybaviť, opraviť, prečítať. Čo sa kedy deje (kalendár), aj aké máte v živote povinnosti. To všetko musí ísť z hlavy von. Náš mozog je geniálne zariadenie, ale je to neuronová sieť a tá nie je vôbec ideálna na sekvenčný záznam alebo čítanie. Ak ste sa niekedy učili a po povedzme 20-tich stranách ste sa snažili rozpamätať na všetko, je možné, že ste si nemohli spomenúť (čo vás určite nepotešilo). Je to preto, lebo náš mozog nefunguje ako hardisk alebo magnetická páska, kde jednoducho viete prevýjať to, čo ste si zapísali. Je to neuronová sieť, ktorá je veľmi dobrá v hľadaní súvislostí a kombinovaní znalostí do nových celkov. Nikdy vám neponúkne zoznam ako celok, ale položky z neho posúva po jednom a to podľa možnosti v nesprávnu dobu (že máte kúpiť batérky v sprche, a že ste mal vypnúť žehličku v obchode). Toľko odbočka do informatiky a kognitívnych vied, poďme späť do praxe. Záver je jednoduchý: rozum nie je dobrý na urdžiavanie zoznamov a okrem toho vás jeho neustále pripomínanie položiek zo zoznamu vyrušuje pri práci.
- Minimalizovať rozsah vyrušenia, ktoré sa na vás v živote valia. Nič nie je pre život lepšie, ak sa viete sústrediť. Ale to sa deje ťažko, ak od vás stále niekto niečo chce, pričom tým niekym ste aj vy. Urobiť všetko pre to, aby vyrušenie bolo minimálne. To znamená, že ak už k tomu dôjde, tak požiadavka musí byť zaznamená a vy môžete pokračovať v práci. A toto by sa malo diať v čo najkratšom čase. O tom, koľko trvá znovunadobudnutie do pôvodného kontextu už písali mnohí, ale odhaduje sa, že je 10 min. Čím je ale vyrušenie kratšie, tým je návrat jednoduchší. Záver: urobte to tak, aby ste mohli požiadavku rýchlo zaznamenať a vrátiť sa k pôvodnej práci.
- Kalendár je posvätné územie – ide do neho len to, čo musí. Nemá zmysel plánovať si všetok čas dopredu, pretože už o pol hodiny môže prísť niečo, čo vaše plány zmení. Namiesto toho je lepšie mať po ruke zoznam krokov, ktoré treba robiť v momente, keď môžete. Takto sa vyhnete neustálemu prepisovaniu naplánovaných záležitosti z dňa na den, z týždňa na týždeň. Agilné metódy neplánujú príliš dopredu, pretože sa to neoplatí. To isté platí vo vašom živote. Lepšie ako gantov diagram nakreslený na pol roka dopredu je mať po ruke kopu roboty, z ktorej môžete brať v momente, keď máte čas. Záver: minimum do kalendára, osobné veci neplávanovať vôbec, inak vás čaká prepisovanie už naplánovaného.
- Musí byť jasné, čo je ďalší krok. Nič nie je horšie ako obrovská úloha, ktorá vyzerá tak pracná a komplikovaná, že sa vám do nej ani nechce pustiť. Každá jedna vec, ktorá si vyžaduje nejakú aktivitu musí mať zoznam krokov, ktoré vedú k cieľu. Bez reálnych krokov nebude žiadna reálna činnost. S abstraktnými cieľmi, ktoré sa strácaju niekde v hmle zajtrajškov viete prežiť celý život bez toho, aby ste sa k nim vôbec len priblížili. Všetky veľké úlohy musia byť rozlámané na menšie a tie rozdrvené na jednohubky, ktoré viete zvládnuť za rozumný čas (viac v inom článku). Záver: Divide and conquer – rozdeľuj a panuj.
Toto sú z môjho pohľadu základné princípy GTD. Bez ohľadu na to, či GTD poznáte alebo nie, či ho používate alebo nie, ak sa vám podarí v živote nejako uplatniť tieto princípy, bude sa vám žiť ľahšie. Prvý a druhý princíp sú veľmi známe a spomínajú sa v každej druhej knihe o time-managemente, a aj preto ich považujem za úplne základné. Princípy sú fajn, ale je to skôr taká teória a niekedy nie je ľahko si predstaviť ako ich realizovať v bežnom živote. Preto si nabudúce povieme niečo konkrétnejšie, a to o systéme.
Pokračovania článku:
