Hovorí sa, že dobrá rada stojí groš. Ale čo to je dobrá rada? Na trhu je množstvo kníh o time-managemente, ktoré obsahujú množstvo rád, ale tých dobrých je medzi nimi len niekoľko. Rada typu „Musíte si svoju prácu zorganizovať a naplánovať“ alebo „Musíte si stanoviť priority“ sú síce platné, ale sú tak abstraktné a vzdialené každodennej realite, že sa nedajú označiť ako dobré. Dobrá rada je taká, na základe ktorej sa viete jasne rozhodnúť a konať. A ak vám niekto poradí celý systém, ktorý vám uľahčí fungovanie a ktorý viete používať, potom nech to stojí hoc aj groše dva.
V predchádzajúcom článku môžete nájsť niečo o princípoch, na ktorých je GTD založené. Dnes postúpime po rebríku abstrakcie nižšie a pozrieme sa na systém. Je to stále systém abstraktný, pretože pracuje s hromadami a zoznamami, ale pritom nedefinuje ako presne fyzicky majú vyzerať (to sú mimochodom abstraktné typy, ktoré ho umožňujú skúmať v oblasti informatiky, ale to by bolo na ťažkú akademickú diskusiu). Systém nepopíšem do bodky ako je v knihe, ale trochu prispôsobený, ako som sa s ním naučil žiť ja.
Môžem povedať, že GTD je systém, s ktorým sa žije celý čas. Je to preto, lebo celý čas máte nejaké povinnosti a tiež preto, lebo celý čas vás stretávajú nejaké záležitosti. Pod záležitosťami môžete rozumieť vonkajšie požiadavky, ktoré sa denne objavujú, ako aj vnútorné vyrušenia (treba kúpiť batérie, mal by som zavolať do servisu, … to je dobrý nápad na článok atď).
GTD má 5 fáz:
- Zber – ten prebieha neustále a je to vlastne zaznamenávanie požiadaviek. V rámci GTD musí existovať niečo ako zberný kôš. To je miesto, do ktorého sa dostávajú všetky záležitosti, ktoré nemusíte riešiť okamžite. Zberný kôš by mala byť v podstate hromada požiadaviek (čiže nijak neutriedená množina), pričom musí mať 2 vlastnosti: zaznamenávanie musí byť rýchle a musíte ho mať podľa možnosti stále pri sebe. Je to jednoducho miesto, do ktorého môžete vložiť to, čo prišlo (napríklad aj poštu, ktorú ste našli v schránke) a čomu sa budete neskôr venovať.
- Spracovanie – zbierať nestačí a raz za čas treba zberný kôš vyprázdniť a niečo so zozbieranými záležitosťami spraviť – spracovať ich. Spracovanie je časť GTD, ku ktorej sa dostanete raz za čas. Ako často závisí len na vás a okolnostiach. Môže to byť raz za týždeň, ale aj každú druhú hodinu (časom poznáte, ako často by ste to mali robiť, aby ste nič dôležité nezmeškali). Cieľom spracovania je rozhodnúť sa, čo budete s nazbieranými záležitosťami robiť (a či vôbec niečo). Spracovanie patrí medzi najzložitejšie fázy GTD, takže si o ňom povieme viac nižšie.
- Organizácia – organizácia je opakom chaosu. Organizácia vám umožňuje mať vo veciach prehľad a všetko pod kontrolou. Organizácia je zaradenie spracovaných záležitosti do systému zoznamov. Tých zoznamov bude pravdepodobne viac (GTD presne nedefinuje koľko a aké majú byť) a dokopy vytvárajú celok, ktorý vám umožňuje orientovať sa v tom všetkom, čo sa na vás v živote valí. Zaradenie do zoznamov prebieha pri spracovaní požiadavky, takže aj o organizácii si povieme viac trochu nižšie.
- Retrospektíva – musíte mať jasno v tom, či idete správnym smerom. Raz za čas dvihnúť oči z cesty, ktorou sa uberáte a skontrolovať kompas a horizont. Pri každodennom zhone je ľahké prehliadnuť, že sa na niečo zabudlo alebo sa pracuje na niečom zbytočne. Allen odporúča robiť retrospektívu raz za týždeň, mesiac a rok. Je to v podstate kontrola rolí alebo zamestnaní (správca záhrady, otec, zamestnanec …), ktoré máte a to, či si plníte povinnosti, ktoré vám z nich vyplývajú. Prípadne kontrolujete, či sa vám darí plniť dlhodobé záväzky. Je to v podstate porovnanie každodennej činnosti voči dlhodobým cieľom. Výsledkom môže byť doplnenie nových záležitosti, vyškrtnutie nejakých existujúcich zo zoznamu alebo zmena priority. V organizácii sa tiež môžu objaviť nové zoznamy alebo niektoré môžu byť naopak zrušené.
- Práca – no a o to tu vlastne celý čas ide. To je fáza, v ktorej zo svojho systému vyberáte postupne úlohy a plníte ich. V tomto čase už nič neorganizujete. Jednoducho podľa priority alebo okolnosti zo zoznamov vyberáte činnosti, tzv. ďalšie kroky, a pracujete na nich. Ak je systém vytvorený dobre, tak sa nemusíte obávať, že pracujete na nesprávnej veci a niečo iné, dôležitejšie vám uniká. Táto fáza sa veľmi prudko strieda s fázou zberu. Veľmi ľahko sa totiž môže stať, že vás pri práci niečo napadne, takže sa na chvíľu prepnete do fázy zberu, zaznamenáte záležitosť a ste naspäť vo fáze práca.
Zatiaľ ešte stále nemusí byť jasné, ako to celé funguje a ako ten systém vlastne vyzerá. Podstatné je, že sme vyjasnili, že sa tam deje 5 rôznych činností, ktoré mu umožňujú hladký priebeh a vám realizovať veci. Poďme sa teraz pozrieť na fázy spracovanie a organizácia. Sú totiž dosť komplikované a ich vyjasnenie vrhá svetlo aj na ostatné.
Začnem obrázkom, ktorý v rôznych obmenách môžete nájsť na internete v stovkách.
To je obrázok, ktorý tak trochu popisuje celý systém. Červeným sú vyznačené zoznamy, ostatné sú buď činnosti alebo rozhodovania. Takže niekde na vrchu je záležitosť, ktorá sa objaví a padá do zberného koša (zber). Keď už máte pocit, že zberný kôš je plný, prichádza na rad zvyšok grafu. Pre každú položku v koši sa rozhodujete, čo s ňou (spracovanie). V prvom rade musí byť jasné, či je to spracovateľné, čo v preklade znamená, či s tým treba niečo robiť. Ak je to odpad, vyhoďte to (o tom, ako nám zbytočné veci ničia život a jednej dobrej knihe niekedy inokedy). Ak viete, že na to teraz nebudete mať čas alebo energiu, tak to zaraďte do zoznamu (organizácia) „Niekedy/možno“ (označovanom tiež ako „Inkubátor). Tento zoznam potom v rámci retrospektívy kontrolujete a ak uznáte, že dozrel čas, tak začnete záležitosť ďalej spracovávať. Inak tam môže ostať aj roky, kým príde jej správny moment. Podstatné je, že už je v systéme a nestratí sa.
Ak sa rozhodnete, že je to spracovateľné, prichádza ďalšia otázka (a to dosť podstatná): Aký je ďalší krok? V tomto momente sa musíte rozhodnúť, čo s vecou, čo máte v ruke (na monitore). Hlavné možnosti sú urobiť ju (ak vám to zaberie menej ako 2 minúty), delegovať (ak to má zmysel) alebo odložiť (do najbližšieho momentu, kedy sa tomu budete mať čas venovať – práca). Pri odložení to môže skončiť v kalendári alebo v zozname ďalších krokov. Rozdiel medzi týmito dvoma je, že v kalendári sú veci, ktoré sa musia diať v presnom okamihu. Je to ale posvätné územie, do ktorého by ste nemali zapisovať nič, čo tam vyslovene nemá byť (v žiadnom prípade si neplánujte prácu, ktorá nemusí byť robená presne v tomto momente – kto vám zaručí, že vtedy na to budete mať naozaj čas?). Zoznam ďalších krokov nemá žiadne termíny. Je to zoznam, ktorý vezmete do ruky v momente, keď máte čas na ďalšiu prácu. Tento zoznam nemusí byť jeden ale môže ich byť viac podľa priority alebo toho, kde sa práce odohrávajú (pri počítači, v záhrade atď). Je to jeden z dvoch najdôležitejších zoznamov, pretože v ňom pravdepodobne skončí veľká časť úloh.
Vyriešenie záležitosti ale nemusí byť len jednou úlohou. Môže to byť niekoľko úloh, ktoré idú za sebou, ale v procese riešenia môžu byť kroky, keď za niečim čakáte. V takom prípade je to projekt. Projekt je všetko, čo vyžaduje viac ako jeden krok. Napríklad sa rozhodnete kúpiť si novú navigáciu. Najprv trochu posurfujete na internete a pozriete čo je v ponuke. Potom pozriete jeden, dva obchody, niečo objednáte z internetu a musíte ísť po to na poštu. To už je tak 4 – 5 krokov. Väčšinou o tomto takto neuvažujeme. Berieme to ako jednu vec – kúpiť navigáciu. Ak sa ale naučíte deliť si takto väčšie problémy na menšie, budú sa vám tieto menšie vykonávať ľahšie. Podstatné je, že projekty sú vlastne množina zoznamov, kde každý projekt má zoznam nasledujúcich krokov. Takže ak záležitosť vyžaduje viac ako jeden krok, musíte si ich rozpísať a vzniká vám projekt.
Ak máte spracované a zorganizované záležitosti nasleduje tá najdôležitejšia fáza – práca. To je vlastne vtedy, keď zo zoznamov ďalších krokov, projektov alebo kalendára vyberáte úlohy a pracujete na nich. Na rozdiel od toho, keď GTD nepoužívate, je to práca ľahšia. Váš rozum neplní úlohu poznámkovača, lebo všetko ste z neho dali von a môžete sa sústrediť na vykonávanú prácu. Tiež vás netlačí nepríjemný neurčitý pocit, či by ste nemali pracovať na niečom inom, pretože všetku prácu máte prehľadne rozloženú pred sebou v momente, keď sa rozhodujete, na čom budete pracovať v najbližších chvíľach.
A to je všetko. Máte tu 5 fáz, pričom ale hlavným výsledkom všetkých je, že máte záležitosti, ktoré vám padajú do života premenené na konkrétne kroky a zoznam týchto krokov máte po ruke vždy, keď máte čas sa im venovať. A to nie je málo. Ale aj napriek tomu ako pekne to znie, nie je to jednoduché zrealizovať. Preto v ďalšom článku objavíme na rebríku abstrakcie ďalšiu, nižšiu priečku a povieme si ako to celé realizovať. Alebo inak povedané, čo máte spraviť keď vstanete zajtra ráno.