GTD je systém, ktorý sa dá realizovať na 100 spôsobov. Ale len niekoľko z nich vám bude naozaj vyhovovať. Než sa ale dopracujete k tým pravým nástrojom a postupom, budete musieť prejsť cestou pokusov a omylov. Budete sa musieť stať konštruktérom a pozrieť sa na seba ako používateľa. A bude to dôležitá práca, lebo keď zlyháte ako konštruktér, zlyháte ako používateľ.

V momente, keď sa rozhodnete začať používať GTD alebo jeho časť, musíte si vybrať nejaké nástroje a postupy, pomocou ktorých ho budete realizovať. Nikde v knihe o GTD nie sú presné inštrukcie, ktoré môžete nasledovať. Táto sloboda so sebou prináša bremeno voľby, a preto si nástroj musíte vybrať vy. Je celkom pravdepodobné, že siahnete po tom, s čím máte najviac skúseností. Napríklad diár. Alebo po obľúbenej poznámkovej aplikácii. Niekde začať treba, ale buďte pripravení na to, že to nemusí fungovať.

Ako som napísal vyššie, ste konštruktérom svojho systému. Ale je pravdepodobné, že nemáte vzdelanie, ktoré by vás na to pripravilo (aspoň zatiaľ som o formálnom vzdelávaní v konštrukcii osobných systémov riadenia nepočul). Preto vám ostáva jediný spôsob, a to je učiť sa spôsobom pokus – omyl. V praxi to znamená, že nejako začnete. Týždeň, dva fungujete, ale potom zistíte, že vám niečo nevyhovuje a musíte sa to pokúsiť zmeniť. Mohli ste si napríklad vybrať zlý inbox. Nefunkčný inbox sa pozná celkom jednoducho. Je stále prázdny. Buď sa vo vašom živote absolútne nič nedeje alebo to radšej držíte v hlave, lebo do inboxu sa vám to dávať nechce. Pravdepodobne ste si zvolili spôsob, ktorý je pre vás namáhavý a ktorý sa vám stále nechce opakovať a aj napriek tomu, že ste si sám sebe sľúbili, že ho budete používať, inbox zíva prázdnotou. Ak máte inbox, do ktorého len veci hádžete a nie a nie, aby ste ho vyprázdnili, tak vám nefunguje organizácia alebo spracovanie. Alebo oboje. Teraz príde dôležitý fakt: Pohodlnosť používania vášho systému je nepriamoúmerná množstvu energie, ktorú musíte vyvíjať na jeho používanie. A teraz ešte inak: Ak si systém neurobíte dostatočne pohodlný, budete sa do jeho používania musieť nútiť. A to je beh, ktorý na dlhé trate nevyhráte. Ak zistíte, že sa vám niečo z vášho systému nechce používať, berte to ako červený alarm. Ste možno blízko toho, že časť vášho systému prestane fungovať a ten zvyšok sa rozsype. GTD totiž funguje dobre ako celok, ale po častiach to nie je nič moc. Ak máte inbox a nič s ním nerobíte, tak vám veľmi nepomôže. Ak máte pripravenú organizáciu, ale nefunguje vám inbox, je vám nanič. Podobne je to so zvyškom systému.

To, o čom tu celý čas píšem je ergonómia systému. Česká wikipedia definuje ergonómiu ako: věda zabývající se optimalizací lidské činnosti, a to zejména vhodnými rozměry a tvary nástrojů, nábytku a jiných předmětů, čo je pomerne pekná definícia. Presne vystihuje, že váš systém musí mať vhodný tvar a musí byť pre vás optimalizovaný. Ako som už spomenul, asi jediná cesta je metóda pokusov a omylov. Myslím si, že bez ohľadu na to, ako veľmi budete dopredu o svojom systéme uvažovať, jeho použiteľnosť ukáže až prax. S tým uvažovaním to tiež netreba niekedy preháňať. Ja som veľký fanúšik výroku Eisenhowera, že „Plány sú nanič, ale plánovanie je nevyhnutné.“ Znamená to, že pred tým, než sa do niečoho pustím, tak si to premyslím. Síce sa už potom nejakým plánom nemusím riadiť, ale to plánovanie ma prinúti analyzovať prostredie. Ale späť k ergonómii. Bez ohľadu na môj kladný postoj k plánovaniu môžete dôjsť pri premýšľaní k bodu, kedy si neviete vybrať z viacerých metód alebo naopak, nevidíte riešenie ani jedno. V takom prípade treba zahodiť snahu o vymyslenie dokonalého systému a začať konať. Príkladom môže byť, keď naplníte inbox a zrazu potrebujete organizáciu, do ktorej to zapracujete. Ako tak uvažujete, tak zistíte, že vám treba systém, kde si budete úlohy triediť podľa priority aj kontextov, a kde budete mať po ruke projekty ako celok, ale aj ako samostatné kroky atď. Výsledok takých úvah bude, že neviete ako taký systém realizovať. Vtedy treba všetky tieto úvahy zahodiť, vybrať si jednu linajkovanú A4 alebo otvoriť Notepad a začať písať zoznam. Veľmi primitívne riešenie, ale lepšie ako zaseknúť sa na nejakej dileme. Po prvom týždni používania zistíte, že kontexty až tak veľmi nepotrebujete, a tak doplníte zoznamy pre rôzne priority a pokračujete ďalej. Po mesiaci zistíte, že potrebujete položky usporiadať, a tak zmeníte Notepad za Calc. A tak ďalej. Každopádne pri návrhu svojho systému nezabudnite, že perfekcionizmus sa inak hláskuje ako p-a-r-a-l-ý-z-a. A že je lepšie aspoň nejako začať, ako sa zaseknúť na hľadaní dokonalého systému…